Die Eventseite
Jedes Event hat eine eigene Seite. Oben das Plakat mit Datum und Uhrzeit. Darunter das Line-up mit Hörprobe zu jedem Artist. Dann die Tickets mit Preisphasen und ein Klick in die Kasse. Ganz unten die Bereiche und die Anfahrt.
Festivalplattform für die Leipziger Day-Rave-Location Wolkezwei
Ausgangslage
Drei Programme, viele Tabellen, 10 % von jedem Ticket weg
Wolkezwei ist so gestartet wie die meisten Event-Veranstalter: WordPress als Webseite, TixforGigs für die Tickets, Brevo für den Newsletter. Das hat funktioniert. Aber von jedem verkauften Ticket gingen rund 10 % als Gebühr an die Plattform. Und der Checkout verlangte ein Benutzerkonto und eine Adresse von Gästen, die nur ein digitales Ticket wollten.
Im Alltag hieß das: Käuferdaten lagen beim Ticketanbieter, Newsletter-Kontakte bei Brevo, Gästelisten und vieles andere in Excel-Tabellen und Dokumenten, die von Hand gepflegt wurden. Wer eine Mail schicken wollte, baute sie selbst und kopierte vorher die Daten von A nach B. Das passierte seltener, als es nötig gewesen wäre.
Und vieles gab es schlicht nicht: ob ein Gast zum ersten oder zum sechsten Mal kam, welche Genres er hört, woher die Besucher der Eventseite kamen und wann sie kauften. Diese Daten entstehen heute von selbst.
Lösung
Ein System für alles: Webseite, Tickets, Gäste und Newsletter
Wir haben für Wolkezwei alles neu gebaut, in einem System: vorne die Webseite mit Eventseiten, Kasse, Tickets und Galerie, dahinter ein eigenes Verwaltungssystem, in dem das Team alles selbst steuert.
Das löst die alten Probleme an der Wurzel: Die Gebühr an die Ticketplattform fällt weg, Gäste kaufen ohne Konto, und alle Daten liegen an einem Ort statt in drei Programmen und vielen Tabellen. Es bringt Möglichkeiten, die es vorher nicht gab: Newsletter nur an Gäste, die beim letzten Open Air waren, Fotos nur für Ticketinhaber, oder der Blick darauf, ob der Vorverkauf besser läuft als beim letzten Mal. Und es spart Zeit, weil Dinge von selbst passieren, die vorher Handarbeit waren: Jeder Kauf wird zum Kontakt, Gästelisten füllen die Artists per Link selbst, und der Einlass scannt, statt in Listen zu suchen. Was das im Einzelnen heißt, zeigen die Screens darunter.
Galerie nur für Gäste
Nach dem Event stehen die Fotos auf der Seite. Die öffentlichen sieht jeder. Die geschützten sieht nur, wer ein Ticket hatte. Dafür gibt man die Ticket-ID ein. So landen Gäste nicht ungefragt im Netz.
Die Event-Übersicht
Jedes Event hat seine eigene Übersicht. Wie voll es schon ist. Wie viel Umsatz da ist. Wie viele Gäste schon einmal hier waren. Dazu die Ticketarten und die Phasen. Den Bericht zum Event gibt es als Excel.
Die Kontaktliste
Im Dashboard gibt es eine Kontaktliste mit allen Gästen. Jeder Kauf und jede Newsletter-Anmeldung wird von selbst zum Kontakt. Ein Tipp auf einen Kontakt öffnet die Kontaktseite mit allen Details. Käufe und Umsatz. Besuchte Events. Gästeliste und Werbeerlaubnis.
Der Check-in
Der Check-in ist für das Handy gebaut und reagiert sofort. Kamera auf den QR-Code und das Ticket erscheint mit Name und Ticketart. Ein Tipp auf Einchecken, der Bildschirm leuchtet grün und der Gast ist drin. Ist das Ticket schon eingecheckt, storniert oder für ein anderes Event, leuchtet er rot und ein Hinweis sagt, warum. Ohne Code geht es über die Suche nach Name oder Ticket-ID. Am Einlass dauert das Sekunden.
Newsletter
Newsletter, die sich von selbst schreiben
Der Newsletter entsteht direkt im Dashboard. Die Blöcke sind vorgebaut: Überschrift, Text, Bild, Button, Event-Teaser, Rabattcode, Line-up-Ankündigung und Galerie-Bilder. Für einen Teaser wählt man nur das Event aus. Datum, Plakat und Ticketlink kommen aus der Datenbank. Jeder Block sitzt fest im Wolkezwei-Design. So sieht jede Mail aus wie aus einem Guss, egal wer sie baut.
Die KI füllt die Mail auf Basis von Vorlagen. Ein neues Event ist angelegt, also steht die Event-Mail schon bereit. Das Event ist vorbei und die Fotos sind hochgeladen, also liegt die Rückblick-Mail an die Gäste schon im Entwurf. Das Team prüft, passt an und schickt los. Praktisch liegt ohne ein geschriebenes Wort eine versandfertige Mail vor, die ihre Empfänger begeistert.
Guest- & Friendslist
Guest- & Friendslist: so einfach wie nie
Einladelink im Dashboard erstellen
Plätze per Link weitergeben
Freunde tragen sich ein
Vorher hieß Gästeliste: Namen sammeln, in eine Tabelle tippen, am Einlass suchen. Heute legt das Team ein Einladungspaket an, zum Beispiel drei Plätze auf der Gästeliste und fünf auf der Friendslist mit 50 % Rabatt, und schickt z. B. dem DJ einen Link.
- Der DJ öffnet den Link und sieht seine freien Plätze.
- Er trägt Freunde ein oder schickt jedem einen eigenen Platz-Link weiter.
- Jeder bekommt ein eigenes Ticket mit QR-Code, mit Fastlane-Vermerk, auch für die Apple/Android Wallet.
- Friendslist-Gäste zahlen online mit Rabatt oder an der Abendkasse. Der Einlass sieht das beim Scan in der gleichen App, die er für die Tickets nutzt.
Globale Suche
Eine Suche für das ganze System
Oben im Dashboard sitzt eine Suche für alles. Ein Name, eine E-Mail oder eine Bestellnummer genügt. Die Treffer kommen sortiert nach Bestellungen, Events und Artists. Ein Tipp und man ist da.
Besonders praktisch am Event-Tag, wenn ohnehin alles gleichzeitig passiert: Ein Gast fragt per Instagram nach seiner Bestellung, und in Sekunden ist sie gefunden. Direkt vom Handy, ohne Suchen in Listen.
Ergebnis
Seit September live, und der nächste Schritt ist schon geplant
Seit September 2026 läuft Wolkezwei auf dem eigenen System. Belastbare Zahlen folgen, sobald eine Saison vergangen ist. Und weil Wolkezwei das System besitzt, sind die nächsten Schritte schon geplant: eigene Check-in-Terminals mit Laserscannern und bargeldloses Bezahlen vor Ort, mit Getränkegutscheinen direkt aus der Kasse der Webseite.
„Wir als Team sind wirklich beeindruckt, was ventureon in ein System gebracht hat. Events, Newsletter, Artists, Gästeliste und Friendslist lagen früher in verschiedenen Programmen und Excel-Tabellen. Heute legen wir alles an einem Ort ganz einfach selbst an. Kein Vergleich zu vorher.“
Anne KarolczakGründerin & Artist @ Wolkezwei
Das geht auch für deine Location.
Du verkaufst über eine Ticketplattform, pflegst Newsletter von Hand und weißt nicht, wer wiederkommt? Schreib uns kurz, wie es bei dir läuft. Im Gespräch rechnen wir durch, was ein eigenes System dir bringt.
Kurze Nachricht schreiben
Deine Idee und wo es gerade hakt.
Termin finden
Raphael meldet sich bei dir.
Kurz telefonieren
Ein Austausch, ob wir zusammenpassen.
Eventplattform für das deutschlandweite Networking-Format ÜBERSTUNDE
Eigene Plattform statt verstreuter Tools: ÜBERSTUNDE verkauft Tickets ohne Gebühr, prüft Anmeldungen und startet jeden Monat eine neue Stadt.
Reiseplattform für den Osnabrücker Pokerreise-Veranstalter German Poker Tours
Neue Webseite mit Buchungsassistent und ein schlankes Dashboard als Fundament: Wie German Poker Tours seine Pokerreisen nach Rozvadov und Las Vegas in einem Monat ins Heute geholt hat.