Die Startseite
Großformatige Fotos und Videos zeigen die Location, wie sie sich anfühlt. Darunter die nächsten Events, das Season Ticket, die Headliner der letzten Season und die Areas vom Main Floor bis zum Garden.
Ticketplattform für die Leipziger Festival-Location Westhafen
Ausgangslage
Eine Open-Air-Bühne wird zur Festival-Marke
Was vor rund zehn Jahren als kleine Open-Air-Bühne begann, ist heute eine feste Größe für elektronische Musik in Mitteldeutschland: internationale Headliner und Gäste weit über Leipzig hinaus.
Die digitale Seite kam nicht mit. Tickets liefen über Drittanbieter, Eventinfos verteilten sich auf mehrere Systeme, der Check-in war Handarbeit und die Zahlen lagen verstreut. Gesucht war ein eigenes System, das mitwächst, die Ticketkosten senkt und den Westhafen online auf das Niveau großer Clubs bringt.
Lösung
Ein System für Webseite, Tickets und Line-up
Das Design verbindet die Ästhetik moderner Techno-Festivals mit der sommerlichen Atmosphäre am Hafen. So beginnt der Abend nicht erst am Einlass, sondern schon beim Ticketkauf.
Eventseiten, die verkaufen
Jedes Event bekommt eine eigene Seite, gemacht für Kampagnen auf Meta und Google. Datum, Uhrzeit, Ticketstatus und Line-up sind sofort sichtbar. Teilen in WhatsApp-Gruppen, DMs und Stories ist ein Klick.
Die Location mieten
Neben den eigenen Events vermietet der Westhafen sein Gelände. Eine eigene Seite zeigt Anlässe, Flächen und Bereiche und führt direkt zur Anfrage.
Artists & Line-up
Einmal angelegt, in jedem Line-up dabei
Artists einmal anlegen
Jeder Artist wird einmal in der Datenbank angelegt: Name, Beschreibung, SoundCloud- und Instagram-Link, Hauptgenres und Bild. Im Event reicht es dann, den Namen ins Line-up zu tippen. Fehlt ein Artist noch, legt man ihn direkt dort an.
Die Reihenfolge lässt sich per Drag-and-Drop sortieren. Bis zu vier Top-Artists pro Event stehen auf dem Cover der Startseite und der Event-Übersicht. Ob das Line-up auf der Webseite erscheint, entscheidet ein Schalter.
Timetable
Aus dem Line-up wird der Timetable
Am Eventtag wird aus dem Line-up mit wenigen Klicks der Live-Timetable. Für jede Area, von der Main Stage bis zum Container, zieht das Team die Artists per Drag-and-Drop aus dem Line-up und setzt Start- und Endzeit. Neben jedem Artist steht, wo er schon eingeplant ist, und auch B2B-Sets sind möglich.
Auf der Webseite erscheint der Timetable automatisch ab fünf Tagen vor Eventstart.
Ticketing
Phasen, Kontingente und Preise bis ins Detail
Alle Phasen, Ticketkategorien und die Abendkasse stellt das Team selbst im Dashboard ein. Jede Phase endet nach einer Ticketanzahl, an einem Datum oder bei dem, was zuerst eintritt, und geht automatisch in die nächste über, auf Wunsch auch erst nach manueller Freigabe. Preise legt man pro Phase und Ticketart fest, Kontingente zentral.
Bewährte Konfigurationen werden als Vorlage gespeichert und beim nächsten Event geladen. Es gibt nur die Einstellungen, die der Westhafen wirklich braucht, und keine Lizenzkosten mehr: Ab dem ersten Tag bleibt pro Ticket über 1 € mehr übrig.
Funktionen
Alles, was die Plattform kann
- Ticketverkauf ohne Drittanbieter
- Ticketkauf in drei Klicks
- Phasen, Kontingente und Abendkasse
- Season Tickets für alle Festivals
- Rabattcodes
- Eventseiten für Meta- und Google-Kampagnen
- Artist-Datenbank mit Line-up
- Timetable für jede Area
- Check-in per QR-Code
- Teilnehmerlisten mit Export
- Berichte in Echtzeit
- Anfragen für Location-Buchungen
- Ticketvorlagen für neue Events
- Rollen für jedes Team
Ergebnis
Unabhängig vom Ticketanbieter, mehr aus jedem Werbe-Euro
Der Westhafen verkauft heute über die eigene Plattform und behält die volle Hoheit über seine Daten. Im Dashboard sieht das Team in Echtzeit, wie sich jedes Event entwickelt: Umsätze pro Phase, Auslastung, Buchungsspitzen, No-Show-Raten und Webseitenaufrufe. Diese Zahlen fließen direkt in die Planung der nächsten Festivals und in die Kampagnen auf Meta und Google.
Ein abgestuftes Rechtekonzept sorgt dafür, dass alle eigenständig arbeiten: Admins haben Vollzugriff, Content- und Marketing-Accounts pflegen Inhalte, Line-ups und Bilder, und der Check-in hat eine Oberfläche nur für den Einlass.
mehr Umsatz pro eingesetztem Werbebudget
50 %
Klicks bis zum gekauften Ticket
11 → 3
Euro Ersparnis bei Ticketgebühren pro Jahr
15.000+
„Wir, der Westhafen Leipzig, können an dieser Stelle nur sagen: Wir lieben unsere neue Website! Wunderbares, passendes Design, tolle Funktionen, die auf uns abgestimmt wurden, super Betreuung, auch mal zu unchristlichen Zeiten. Wenn wir nicht nur eine Seite bräuchten, würden wir uns noch eine bauen lassen.“
Claudia HantschelEvent Management @ Westhafen Leipzig
Das geht auch für dein Festival.
Du verkaufst über einen Drittanbieter und deine Daten liegen woanders? Schreib uns kurz, wie es bei dir läuft. Im Gespräch rechnen wir durch, was ein eigener Ticketverkauf dir bringt.
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